Ärendehantering för bostadsrättsförening
Styrelsens centrala nav där felanmälningar, ansökningar och leverantörskontakt samlas. Statusflöde, kommentarer, intern kommunikation och full spårbarhet — allt på ett ställe.
Alla ärenden samlas på ett ställe
Oavsett om det är en felanmälan eller en ansökan — allt landar i styrelsens ärendehantering.
Från felanmälan
Boende rapporterar ett fel i fastigheten — till exempel en läckande kran, trasig lampa eller skadad dörr. Ärendet skapas med titel, beskrivning, kategori, prioritet och valfri bild.
Från ansökan
Boende ansöker om renovering eller andrahandsuthyrning. Vid renovering väljs berörda grannar som notifieras och kan godkänna eller avslå.
Ärendehantering
Styrelsen ser alla ärenden samlat — med filter, statusflöde, kommentarer och leverantörskoppling. Härifrån hanteras varje ärende hela vägen till lösning.
Full historik i varje ärende
Varje händelse loggas i en kronologisk tidslinje — från skapande till lösning. Här är ett exempel.
Läckande kran i lägenhet 1204
LöstAnna Svensson skapade felanmälan
Mån 10:23
Status ändrad: Ny → Bekräftad
Mån 14:05
Styrelse: "Vi har kontaktat VVS-firman"
Tis 09:12
Intern anteckning: "Rörjouren kan komma torsdag"
Tis 09:15
Ärendet skickades till Anderssons VVS
Tis 09:20
Anna: "Tack för snabb återkoppling!"
Tis 11:30
Status ändrad: Bekräftad → Pågår
Ons 08:00
Status ändrad: Pågår → Löst
Tor 16:45
Allt styrelsen behöver — samlat i en vy
Filtrera och sortera
Filtrera ärenden på status, typ (felanmälan, renovering, andrahand) och tilldelning. Se bara dina egna ärenden eller alla. Paginering med 25 ärenden per sida.
Statusflöde i fem steg
Varje felanmälan går genom ny, bekräftad, pågår, löst och stängd. Varje statusändring loggas i tidslinjen med datum och ansvarig person.
Kommentarer och dialog
Skriv publika svar som boende kan se, eller interna anteckningar som bara styrelsen har åtkomst till. Allt samlas i en kronologisk tidslinje per ärende.
Interna anteckningar
Diskutera ärenden internt utan att boende ser. Perfekt för att notera vad leverantören sagt, diskutera nästa steg eller flagga för uppföljning.
Tilldela ansvar
Tilldela varje ärende till en specifik styrelsemedlem. Den tilldelade personen notifieras och kan filtrera på "Mina ärenden" för att se sitt ansvarsområde.
Skicka till leverantör
Välj leverantör från ert register — systemet föreslår baserat på kategori. Ett professionellt mejl med alla detaljer, bilder och kontaktuppgifter skickas med ett klick.
Statistik och överblick
Se totalt antal ärenden och hur många som kräver uppmärksamhet (nya eller brådskande). En snabb puls på föreningens underhållsstatus.
Konfigurerbara notiser
Bestäm vilka händelser som ska trigga e-postnotiser — nya ärenden, statusändringar, kommentarer och tilldelningar. Anpassningsbart per förening.
Tre moduler som hänger ihop
Ärendehanteringen är navet, men styrkan ligger i hur modulerna samverkar.
Felanmälan
Boende rapporterar fel med bilder och kategorisering. Ärendet skapas automatiskt i ärendehanteringen.
Läs merAnsökningar
Renovering och andrahand med granngodkännande. Ansökan syns i ärendehanteringen för beslut.
Läs merLeverantörer
Registret med alla leverantörer. Direkt koppling från ärendehanteringen för att skicka ärenden via mejl.
Läs merVanliga frågor om ärendehantering
Vad är ärendehantering i VidaBo?
Det är styrelsens centrala vy där alla felanmälningar och ansökningar samlas. Härifrån kan styrelsen hantera status, skriva kommentarer, tilldela ansvar och skicka ärenden till leverantörer — allt på ett ställe.
Vilka typer av ärenden hanteras?
Tre typer: felanmälningar (rapporterade av boende), renoveringsansökningar (med granngodkännande) och andrahandsansökningar. Alla visas i samma lista med filter för att välja typ.
Kan boende se styrelsens interna anteckningar?
Nej. Interna anteckningar är helt dolda för boende. De ser bara publika kommentarer och statusuppdateringar. Det gör det tryggt att diskutera känsliga detaljer internt.
Hur fungerar kopplingen till leverantörer?
Styrelsen väljer en leverantör från föreningens register. Systemet föreslår automatiskt leverantörer som matchar ärendets kategori. Leverantören får ett professionellt mejl med alla detaljer och bilder.
Loggas alla ändringar?
Ja. Varje statusändring, kommentar, tilldelning och leverantörsutskick loggas i en kronologisk tidslinje. Det ger full spårbarhet över vem som gjorde vad och när.
Kan flera styrelsemedlemmar arbeta samtidigt?
Ja. Varje styrelsemedlem ser samma ärendelista i realtid. Med tilldelning vet alla vem som ansvarar för vad, och "Mina ärenden"-filtret ger personlig fokus.
Redo att få struktur på styrelsearbetet?
Kontakta oss så berättar vi mer om hur VidaBo ger er förening en komplett ärendehantering. Ingen bindningstid.
Kontakta oss