Dokumentarkiv för bostadsrättsförening
Stadgar, protokoll, årsredovisningar och avtal — samlade i ett säkert digitalt arkiv med mappstruktur, behörighetsnivåer och versionshantering. Slipp leta i pärmar.
Utan digitalt arkiv
- Dokument utspridda i mejl, Google Drive och pärmar
- Ingen vet vilken version som är den senaste
- Ny styrelse får inte tillgång till allt
- Känsliga avtal delas via osäkra kanaler
- Boende ringer styrelsen för att få stadgarna
Med VidaBo
- Allt samlat i ett strukturerat arkiv med mappar
- Automatisk versionshantering — alltid rätt version
- Arkivet lever kvar oavsett vilka som sitter i styrelsen
- Tre behörighetsnivåer skyddar känsliga dokument
- Boende hittar stadgar och protokoll själva i portalen
Stöd för alla vanliga filformat
Stadgar, protokoll, årsredovisningar
Word
Brev, mallar, ordningsregler
Excel
Budgetar, underhållsplaner
PowerPoint
Stämmopresentationer
Bilder
Planritningar, foton
Textfiler
CSV, anteckningar
Funktioner i dokumentarkivet
Hierarkisk mappstruktur
Organisera dokument i mappar och undermappar — precis som på datorn. Stadgar, protokoll, avtal och underhållsplaner på rätt plats.
Tre åtkomstnivåer
Varje dokument kan vara publikt, synligt för boende eller begränsat till styrelsen. Känsliga avtal syns bara för de som ska se dem.
Versionshantering
Ladda upp en ny version av ett dokument utan att förlora den gamla. Versionsnummer spåras automatiskt.
Enkel uppladdning
Dra och släpp eller välj filer — PDF, Word, Excel, PowerPoint, bilder och mer. Max 25 MB per fil med säkerhetskontroll.
Säker nedladdning
Signerade URL:er med tidsbegränsad giltighet. Inga direktlänkar till filer som kan delas vidare.
Skyddat och isolerat
Varje förenings arkiv är helt avskilt. Dubbelextensionskydd och filtypsvalidering förhindrar skadliga uppladdningar.
Vanliga frågor om dokumentarkivet
Vilka filtyper stöds?
PDF, Word, Excel, PowerPoint, bilder (JPEG, PNG, WebP), textfiler och CSV. Max 25 MB per fil.
Kan vi ha olika behörighet på olika dokument?
Ja. Varje dokument och mapp kan sättas till publikt, synligt för boende eller begränsat till styrelsen. Det gör det enkelt att dela stadgar med alla men hålla avtal internt.
Finns det versionshantering?
Ja. När ni laddar upp en ny version av ett befintligt dokument sparas den gamla versionen. Versionsnummer spåras automatiskt.
Vem kan ladda upp dokument?
Styrelsemedlemmar, admin och superadmin kan skapa mappar och ladda upp dokument. Boende har läsåtkomst baserat på dokumentets behörighetsnivå.
Hur säkra är nedladdningslänkarna?
Alla nedladdningar sker via signerade URL:er med begränsad giltighet. Länkarna kan inte delas vidare och kräver inloggning.
Samla era dokument digitalt
Kontakta oss så berättar vi mer om hur VidaBo kan ersätta pärmar och mejlbilagor med ett modernt dokumentarkiv.
Kontakta oss